如何改进企业流程管理
摘要：首先，通过调研分析现有问题，构建流程改进框架，涵盖支撑流程运行的业务组织职责划分、改进目标、流程运行的整体架构、术语及分类定义的标准化等，明确改进的整体方向。首步改进讨论需在主管流程领域的高层及相关部门负责人间达成共识；其次，着手具体流程的改进，基于可操作的现实及改进潜力，考虑与现有业务的衔接和延续性，因此第二阶段的改进需在流程相关运行部门间达成共识；第三步，流程表格模板的改进，大量实际操作依赖表格模板执行，故需通过表格模板改进构建流程易于执行的工具。在项目推进上，可针对这三步设定关键节点，以有效控制流程改进项目的风险。企业实施全面流程管理通常经过流程体系建设、流程实施推广、流程持续评估改进三个阶段，其中流程体系建设阶段是策划和设计阶段，是流程能否落实的基础，在许多企业开展流程体系建设时常常遇到以下难题和困境。1、如何构建流程的整体结构，在整个企业内建立清晰的流程脉络，而非各独立编写众多零散、交叉、各自为政的流程。2、流程与既有文件体系如何融合，许多流程项目最终形成了一套新的文件，但具体业务执行者仍不清楚应参照哪个文件。3、流程改进项目完成后，文件柜中堆满了流程文件，但在业务部门看来，这些流程文件与己无关，业务仍按旧有惯性进行…如何使流程体系建设真正落实，为企业创造实际价值，结合经验，对项目实施过程中构建流程框架、梳理流程、改进流程三个关键环节的关键成功因素进行分析总结。
1、构建流程框架构建流程框架本身是一个理清企业管理结构的过程。通过从企业一级流程框架逐步向下分类分级细化，形成二级、三级直至完整的企业流程清单。其关键在于既要体现流程体系的完整性和逻辑关联性，又要清晰界定流程间的边界。企业的一级流程框架反映企业的整体业务模式，体现的是从企业最高管理层视角对企业的整体认识。企业最高管理层的主要职责是制定并传达企业战略，同时确保企业各流程紧密衔接，通过建立企业各项活动的有机组合，形成整体系统，从而确保战略的实现和整体效益提升。流程的分类分级首先是从管理要求的角度出发对业务进行分类，不同分类的业务其管理要求不同，使相应的流程需设置不同的控制点和对应不同的知识经验积累点。在流程清单设计时需考虑不同产品的分类而设置不同的流程，即首先是区分管理的差异化，再实现标准化，切忌统一的流程应对所有类型业务。其次，流程的分类分级细化需考虑不同细化颗粒度对应的应用对象，使分解的不同层级流程能对应到某一组织或岗位层级。流程清单的表现形式一般类似树状逐级分解，然而现实业务流程整体描绘出来应该是网状结构，即各类不同的业务都有交叉影响作用，从而形成企业的整体系统。因此在流程清单分解时要识别各流程间的相关联系，这些联系包括直接触发关联，即一个流程结束启动下一个流程，或者流程间存在信息交互和时钟协同等。
2、梳理流程流程框架搭建好后，进入具体流程梳理环节，这部分工作有两个关键要素，第一个是建立流程文件描述标准模板；第二个是让流程责任人成为责任中心，确保后续流程梳理优化工作按时按质完成。流程文件描述标准模板的建立，首先要考虑企业已有的文件管理习惯，如兼容已有的ISO文件体系格式，与以往的规章制度的统一，还包括考虑用户的流程图描述软件使用习惯等；其次，要区分不同的业务流程特性，使流程描述格式简洁。如项目型运作的业务以WBS格式梳理，强调运作节拍的流程要加上时间轴等，使复杂流程描述更直观易懂。流程梳理工作启动之初，就必须让流程责任人成为责任中心，而不能由流程管理部门或咨询公司越俎代庖。首先，流程是管理和业务的载体，流程梳理优化本身是一个思考、体会和模拟运作的过程，是分析、优化、搭建管理体系的过程，流程体现什么样的管理思想和要求，需要流程责任人进行构建；流程是否体现了其管理思想和要求，需要向什么方向优化，也需要流程责任人进行评估判断；其次，流程责任人是流程运作绩效的负责人：通过建立基于流程的可衡量的绩效指标并设置改进目标，推动业务持续优化，如何设定指标、如何反映工作目标，需要流程责任人进行思考；设定的指标是否实现，也是对流程责任人进行考核。
3、改进流程流程改进过程的关键是目标导向和共识的形成。一方面，要明确目前存在的问题和流程改进的目标，切忌盲目改进；另一方面，流程各方参与者对问题和改进方案的共识形成是后续流程推行落地的基础。因此，必须通过有效的项目过程组织，主导和推进流程改进，具体包括设置分步控制点，有效组织沟通会议推动共识的达成等，以避免流程改进讨论的多轮反复和陷入困境。首先，将流程改进过程分为三步走，每一步都在上一步共识形成的基础上再进一步细化：第一步，通过对现状问题调研总结，构建流程改进框架，包括支撑流程运行的业务组织职责划分、改进目标、流程运行的整体架构、术语及分类定义的标准化等，明确改进的整体方向。第一步改进讨论需在主管该流程领域的高层和相关业务部门负责人间达成共识；第二步，进入具体流程的改进，基于可操作的现实及改进潜力，考虑与现有业务的衔接和延续性，因此第二步的改进需在流程相关运行部门间达成共识；第三步，流程表格模板的改进，大量实际操作依赖表格模板执行，故需通过表格模板改进构建流程易于执行的工具。在具体项目推进上，可针对这三步设定关键节点，以有效控制流程改进项目的风险。在流程改进的整个过程中，需组织大量的研讨沟通会议，要让每次会议都有共识的形成和有效输出，必须进行有效的会议策划和管理。首先，明确需讨论共识的问题，如哪些部门/岗位间职责不清晰，哪些流程环节不顺畅等等，并尽可能准备多个备选方案和优劣分析；其次，确定每次参会的人员，针对要形成共识的问题，需让流程相关方都参与会议，以避免多方的意见不一致，同时在多方争持不下的时候能有决策者以确定最终方案；流程梳理优化项目目标不是形成厚厚的流程文件，而是在整个流程梳理优化的过程中，让企业各方人员逐渐形成面向流程思考、按照流程运作的习惯。作为整个项目推动的流程管理部门和咨询公司在整个项目中一定要切实发挥项目管理者、推动者和引导者的角色，有效的组织和管理，为后续的流程实施推广落地奠定基础。
2、流程梳理与框架构建完成之后，我们进入具体流程梳理阶段，这一环节包含两个核心要素：一是制定流程文件描述的标准模板；二是确保流程负责人成为责任核心，以确保后续流程梳理和优化工作能够按时按质完成。在构建流程文件描述标准模板时，首先需考虑企业现有的文件管理习惯，例如与现有ISO文件体系格式的兼容性，以及与既往规章制度的统一性，同时也要考虑用户在流程图描述软件上的使用习惯等；其次，需根据不同的业务流程特性进行区分，使流程描述格式更加简洁。例如，对于项目型运作的业务，采用WBS格式进行梳理，对于强调运作节拍的流程，则需加入时间轴等，以便使复杂流程描述更加直观易懂。在流程梳理工作启动之初，必须确保流程负责人成为责任核心，避免由流程管理部门或咨询公司越权处理。首先，流程是管理和业务的载体，流程梳理优化本质上是一个思考、感悟和模拟运作的过程，是分析、优化和构建管理体系的过程，流程所体现的管理思想和要求，需要由流程负责人来构建；流程是否体现了其管理思想和要求，以及需要向哪个方向优化，也需要流程负责人进行评估和判断；其次，流程责任人是流程运作绩效的负责人：通过建立基于流程的可衡量绩效指标并设定改进目标，推动业务持续优化，如何设定指标、如何反映工作目标，需要由流程负责人进行思考；设定的指标是否实现，也是对流程责任人的考核。
3、流程优化在流程优化过程中，关键在于目标导向和共识的达成。一方面，要明确当前存在的问题和流程优化的目标，避免无目的的优化；另一方面，流程各参与方对问题和优化方案的共识形成是后续流程实施落地的基础。因此，必须通过有效的项目过程组织，主导和推进流程优化，具体包括设定分步控制点，有效组织沟通会议以推动共识的达成等，以避免流程优化讨论的反复和陷入困境。首先，将流程优化过程分为三步进行，每一步都在上一步共识的基础上进一步细化：第一步，通过现状问题调研总结，建立流程优化框架，包括支撑流程运作的业务组织职责分工、流程优化的目标、流程运作的整体框架、流程中相关术语和分类定义的统一等，明确优化的整体方向。第一步优化讨论必须在主管该流程领域的高层和相关业务部门负责人间形成共识；第二步，进入具体流程的优化，基于可运作的现实和可改进的方向，考虑与现有业务的承接和延续性，因此第二步的优化必须在流程相关运作部门间形成共识；第三步，流程表单模板的优化，大量的实际操作通过表单模板来落实，因此需通过表单模板优化建立流程易于落实的工具。在具体项目推进上，可以以此三步分别设置关键里程碑，以有效控制流程优化项目的风险。在整个流程优化过程中，需组织大量的研讨沟通会议，确保每次会议都有共识的形成和有效输出，必须进行有效的会议策划和管理。首先，明确需讨论的共识问题，如哪些部门/岗位间职责不明确，哪些流程环节不顺畅等，并尽可能准备多个备选方案和优劣分析；其次，确定每次参会的人员，针对要形成共识的问题，需让流程相关方都参与会议，以避免多方意见不一致，同时在多方争执不下时能有决策者确定最终方案；流程梳理优化项目的目标不是形成厚厚的流程文件，而是在整个流程梳理优化的过程中，让企业各方人员逐渐形成面向流程思考、按照流程运作的习惯。作为整个项目推动的流程管理部门和咨询公司，在整个项目中一定要切实发挥项目管理者、推动者和引导者的角色，有效组织和管理，为后续的流程实施推广落地奠定基础。
公司行政管理制度包括哪些方面
公司管理制度一般包括：
一、各部门岗位责任制。
二、人力资源类：1、招聘管理制度 2、培训管理制度 3、辞聘管理制度 4、薪酬管理制度 5、绩效管理手册 6、员工手册 7、新员工入职培训手册 8、考核管理制度 9、考勤管理制度。
三、行政管理类制度：1、办公用品管理制度 2、值班管理制度 3、印章管理制度 4、车辆管理制度 5、安全保卫管理制度 6、餐厅管理制度 7、会议管理制度 8、档案管理制度 9、宿舍管理制度 10、环境卫生管理制度 11、保密制度 12、电话使用管理规定 13、复印机、打印机、传真机使用管理规定 14、电脑使用管理规定。
四、财务类制度：1、信用管理制度 2、员工交通补助管理办法 3、报销管理制度 4、出差费用管理制度 以及劳动合同管理制度。
拓展资料：
办公室行政管理制度管理规定：
1、所有员工上班期间需坚守岗位，不得串岗。
2、上班时间不得阅读报纸、上网聊天、玩电脑游戏、打瞌睡或从事与工作无关的事情。
3、办公桌上应保持整洁，并注意办公室的安静。
4、不要因私事长期占用电话。
5、不要迟到早退。
6、请假需经总经理书面批准，并到办公室备案。如假条未在办公室备案，将按旷工处理，扣除工资。
7、平时加班需经公司总经理批准，事后备案，不发放加班费。
8、在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不予补签。
9、不得在办公室吸烟，如有需要请自动离开，否则将被罚款。
10、病假如无假条，一律按事假处理。
11、请假条应于事前提交办公室，否则将视为旷工。
12、因故临时外出，必须请示部门经理，本部门全体外出，必须通知集团办公室。
13、不得将集团烟缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用。
14、在业务宴请中，勿饮酒过量。
15、无工作需要不得进入经理办公室、财务部、以及会议室、接待室。
18、若无职位需求，请勿踏入经理室、财务科、亦或会议室、接待区。
参考资料：百度百科-办公室行政管理规范
